Stressbewältigung – Zeitmanagement Teil 1

„Ich habe nicht genug Zeit für die Dinge, die in meinen Job zu erledigen sind.“ oder „Der Tag müsste 48 Stunden haben.“ Solche und ähnliche Aussagen hört man öfters, habe ich selbst häufiger von mir gegeben. Dies kann daran liegen, dass die Menge der Aufgaben einfach zu viel ist; Stichwort Quantität; oder das man die Aufgaben immer perfekt erledigen möchte / muss; Stichwort Qualität.
Das waren (und sind teilweise jetzt auch noch) meine Sätze. Ich war Perfektionist. Es musste immer alles perfekt sein, bevor ich es aus der Hand gegeben habe. Bei meinen Kunstwerken ist es immer noch so und es wird bleiben. Aber für viele meiner anderen Lebensbereiche konnte ich diese Einstellung verändern. Was mir dabei geholfen hat: das Pareto-Prinzip.

Das Pareto Prinzip wurde nach dem italienischen Wohlfahrtökonomen Vilfredo Pareto benannt. Pareto hat nämlich 1906 beobachtet, dass 80 Prozent des italienischen Bodens im Besitz von nur 20 Prozent der Bevölkerung waren. Pareto hat das nach ihm benannte Prinzip allerdings nicht selbst in den allgemeinen Sprachgebrauch eingeführt. Das hat an seiner Stelle erst der amerikanische Ökonom Joseph M. Juran getan.

Dieses Verhältnis 20/80 kann auch auf die Arbeitszeit angewendet werden. Mit 20 % der Arbeitszeit erreicht man 80 % des für sich selbst gewünschten Ergebnisses. Es ist ein Ergebnis, mit dem die anderen zufrieden sind. Wo die anderen sagen: „Es ist gut. Genau das ist es.“

Mein persönliches Beispiel ist das Erstellen einer Präsentation. Die Gliederung, die Texte, das wesentliche Layout, die Übergänge zu erstellen ist schnell gemacht. Aber dann fängt der kleine Teufel an: Das Design könnte noch besser werden. Die Tabelle sieht auch nicht so perfekt aus. Der Text könnte auf dieser Folie besser positioniert sein. …. Die Zeit vergeht, die Ansprüche werden immer höher und die Stunden vergehen. Bei Excel-Tabellen geht es mir so, bei Texten ergeht es mir so. Der wesentliche Inhalt ist schnell erledigt, die äußere Form frisst Zeit. Seitdem ich das für mich erkannt habe, seitdem ich dieses Prinzip für mich einsetze, geht es mir besser. Mein Leben ist einfacher geworden, ist leichter geworden. Ich habe Zeit gewonnen.

Für Sie mag die Form des Perfektionismus eine andere sein. Da ist es vielleicht nicht die äußere Form von Präsentationen, Dokumenten oder Tabellen, da sind es vielleicht zusätzliche Tätigkeiten, welche die Arbeitsaufgabe erst richtig rund machen. Es müssen die Telefonate sein, um wirklich alle Kollegen zu erreichen und nicht nur die Mail in einem Verteiler. Es gibt Beispiele zu hauf. Letzlich wissen Sie es selbst, ob der Perfektionist in Ihnen schlummert.

Natürlich ist dieses Prinzip nicht überall anwendbar. Ich möchte nicht in einem Flug sitzen, bei dem der Fluglotse eine solche Einstellung hat. Ich möchte nicht, dass ein Chirurg solch eine Einstellung zu seinem Beruf hat. Ein Künstler will immer perfekt sein. In manchen Bereichen muss Perfektion vorhanden sein.

Als ich das Pereto-Prinzip zum ersten Mal bewußt eingesetzt habe, war ich natürlich skeptisch. Reicht das wirklich? Was sagen die anderen? Das Ergebnis war super. Mich hat es überzeugt. Vielleicht sollten Sie es auch einmal testen.